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全社会人必須!電話における5つの基本マナー

どうも、長谷川アーマンです。

どんなお仕事をしていたとしても、必ず誰もが経験する電話対応。基本的なことではありますが、意外とこの電話マナーをしっかりとできているかどうかで、その人の評価や、会社の評価にも関わってきます。

今回はそんな全社会人必須とも言える、電話における5つの基本マナーについて紹介していきたいと思います。

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 電話における5つの基本マナー

3コール以内に電話にでるように心がける

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電話のコール音というのは、1回で約3秒と言われており、3コール相手に待ってもらうと約10秒間、相手は電話を繋がるのを待っている状態になってしまいます。10秒というのは人それぞれの感覚があると思いますが、例えば相手が急用であったり、クレームの電話でしたら、かなり長い時間を待たされてると感じる長さです。

電話は実際に受話器を取るまではその内容がわかりません。なので、どんな電話内容であったとしても対応できるように、基本的に電話は3コール以内に取るようにしましょう。

顔が見えないからこそ笑顔で話す

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電話では相手の顔が見えないからこそ、表情が大切になります。自分では意識していなくても、ぶっきらぼうな顔で電話対応していたら、自然と声もぶっきらぼうに聞こえてしまうものです。広角を上げて笑顔で電話対応するのを心がけましょう。

切り方には特に気をつける

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基本的に日本においては電話をかけた側が切るのが正しいとされています。これは用件があって電話をしてきているので、その用事が終わったので切るのが一般的とされているからです。逆に言えば、相手から電話がかかってきているのに、こちらから電話を置いてしまうと、まだ相手は用件が残っていたのに電話が終了してしまったという事態にもなりかねないということなのです。また、電話を切る際には必ず一言「失礼します」と伝えてから切るようにしましょう。

時間帯を考える

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避けるべき時間帯は大きく分けて3つあります。

1つ目は始業時間前と始業開始から30分以内です。始業時間前に電話をしてしまうと、先方がまだ出社していない可能性があり、お互いに二度手間になってしまう可能性があるからです。また始業開始してすぐは朝礼があったり、慌しい時間帯とされているので電話をかけるのは避けるのがベターでしょう。

2つ目は、昼休憩時間です。だいたいの企業は昼休憩が12時〜2時の間で1時間ほど取る企業がほとんどなので、人によっては休憩中に電話をかけてくる人は非常識だと感じる方もいます。なので昼休憩の時間帯は避けるようにしましょう。

3つ目は、終業間際と就業時間後です。終業間際は1日の仕事の仕上げをしていたり、パソコンをすでに閉じていて帰る支度をしている人もいるかもしれません。また就業時間後に電話かけるも避けましょう。先方がすでに終業時間を過ぎている場合、翌日以降にかけるのがマナーです。

枕詞を使うようにする

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電話では相手の顔が見えないので、自分では意図していなくてもついついキツく聞こえてしまう恐れがあります。「恐れ入りますが」などの枕詞は必ず使うようにしましょう。

まとめ

今回は電話における5つの基本マナーを紹介しました。新卒で入社された方はもちろんですが、長年企業に務めてる方でもついつい忘れてしまいがちな部分もあるかと思いますので、これを機会にもう一度しっかりとマナーを意識してみましょう。